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1) Contacter les mairies :

• Leur présenter l’association et ce dossier.
• Préciser qu’aucune ville n’est pour le moment retenue et qu’elle sera choisi en fonction des avantages que cela représente pour les exposants. Donc déterminer  avec  le  maire  quelle aide est-il possible d’obtenir dans sa localité.
• Obtenir un calendrier des manifestations prévues sur une année, voire deux.
• Obtenir la liste de tous les lieux où l’ont peut exposer (gymnase, cours d’école, salle des fêtes,….) avec superficie et tarifs.

2) Contacter des grandes enseignes susceptibles de sponsoriser votre région, nous verrons un peu plus loin les possibilités de négociations.

3) Contacter les médias locaux pour qu’ils fassent un peu de pub à cet évènement. Je  me  charge, en temps voulu, de contacter France 3 pour leur proposer de suivre l’évolution de cet évènement région par région.

Une fois tous ces renseignements obtenus, nous pourront faire une synthèse et déterminer une date commune à toutes les régions ainsi que les villes retenues. Nous  pourrons alors commencer à créer des dossiers de préinscription et de demandes  de subventions que la représentante présentera auprès du conseil général concerné.

Gardons en tête que nous voulons créer un évènement qui mette en avant l’art et la créativité. Si l’association désire qu’il ai lieu à la même date pour chaque région, c’est dans un but de retombées médiatiques pour nos élus locaux et nos sponsors, afin de n’avoir pratiquement aucun engagement financier de la part de nos exposants ! Cependant chaque région aura sa propre thématique, mettra en avant ses atouts artistiques, créatifs et artisanales.

Faisons en sorte de créer un évènement interactif avec le visiteur, ne vous contentez pas de poser vos créas dans un coin d’une salle, rendez votre stand attrayant en proposant aux visiteurs un petit atelier ! Il y a des tas de façon de rendre un évènement comme celui-ci très intéressant pour le visiteur, donc très bénéfique pour l’exposant ! Je ferais part de mes idées aux représentantes régionales  qui  les  soumettront  aux exposant, chacun sera libre de suivre le mouvement ou pas !

Valérie Sady

Voir également :

• Notre foire expo
• Un point sur les régions distribuées
• Constitution des équipes

Le bureau est composé  de 3 membres :

• La présidente fondatrice, Valérie Sady, moi-même (Landes,40)
• La trésorière, Cathy Sady Dupont (Landes,40)
• La secrétaire, Sarah Jauniaux (Ardennes, 08)

Nous  ne  pouvons assurer l’organisation nationale d’un tel évènement, c’est pourquoi nous nous entourons d’équipes organisatrices formées d’un membre d’honneur représentant de l’association (voir ici) et de membres actifs !

Les membres actifs :

Toute personne désirant apporter son aide bénévolement à l’association devient membre actif de celle-ci ! Cette aide peut être ponctuelle, comme pour cet évènement, ou permanente.

Leur rôle pour cet évènement :

• Collecter des informations utiles quant à l’organisation et les transmettre au représentant de leur région.
• Apporter leur idées pour faire de ce moment un véritable échange entre les exposants et les visiteurs.
• Aider à la mise en place le jour « J ».

Leurs avantages :

• Ils sont exonérés de la cotisation annuelle.
• Ils se verront attribuer une carte de membre actif qui leur fera obtenir des avantages négociés auprès de nos partenaires.
• Seront contacter en priorité pour participer, animer, ou exposer.

Il est important que chaque personne désireuse d’apporter son aide à la représentante, se fasse connaître en :

• Remplissant la fiche de renseignements disponible en ligne sur le site de l’association
• Rejoignant le groupe régionale dirigé par la représentante.

La représentante de l’association, notera dans un tableau fourni par l’association chaque membre de son équipe.

• Un point sur les régions distribuées
• Notre foire expo
• Plan des démarches à effectuer dans un premier temps

La  Belgique  est  intéressée  par  le  projet et quelques créatrices se propose d’aider à l’organisation

Deux villes seraient concernées :

• Bruxelles
• Namur

Pour le moment, 14 régions sur 21 (hors Corse, et Dom Tom) sont représentées par des artistes, créateurs ou artisans d’art !

Il reste donc les 7 régions suivantes à représenter :

• Basse Normandie.
• Bretagne.
• Franche Comté.
• Languedoc Roussillon.
• Loire.
• Picardie.
• Rhône Alpes

Quel est le rôle du représentant de l’association ?

Il est choisi par  les  membres  du  bureau  sur  candidature  ! Son  rôle  est  uniquement représentatif et consultatif :

• Il recueille les informations collectées par une équipe formée de membres bénévoles.
• Il   prend  contact  avec  les  représentants  locaux  ainsi  que  ceux  du département pour soumettre des dossiers montés par le bureau, tel que des demandes de subvention.
• Toujours avec l’aide d’une équipe de bénévoles, suis l’organisation et la mise en place du projet le jour « J ».

Champs d’action du représentant :

• Prise de contact, négociation des projets (en aucun cas le représentant ne pourra engager l’association sans accord préalable de deux des membres du bureau).
• Etat des lieux des locaux avant et après les évènements.
• Superviser la mise en place des stands, en respectant un plan défini lors des réunions de mise en place du projet.
• Possibilité, s’il le souhaite, démarcher et négocier auprès  d’enseignes sponsor.

Moyens mis à sa disposition :

• Un exemplaire des statuts de l’association.
• Une copie du récépissé d’enregistrement de l’association.
• Une carte de représentant avec photo.
• Un  exemplaire  de  ce  dossier sans filigrane « Unis Vers l’Art & Créativité » (celui  possédant  le  filigrane, sera remis sur demande au bénévole désirant proposer le projet national et le projet global associatif auprès de la mairie de leur ville)
• Un exemplaire du projet global associatif

Ses avantages :

• Il  est  membre  d’honneur  de  l’association  et exonéré de la cotisation annuelle.
• Il est prioritaire et exonéré de droits d’inscriptions, de frais de dossier ou autre pour tous les évènements organisés par l’association.
• Il  figurera  sur  la  page  dédié  aux  membres d’honneur sur le site de l’association et apparaitra dans tous les documents, tutos ou livret « programme ».

Ses engagements :

• Respecter l’image de l’association.
• Ne  pas  se  servir  de  l’association  ainsi que ses documents à des fins personnelles ! Si un projet vous tient à cœur et que vous souhaitez l’appui de l’association, soumettez-le et nous travaillerons ensemble !

Valérie Sady

Voir également :

• Notre foire expo
• Constitution des équipes
• Plan des démarches à effectuer dans un premier temps

Une foire expo est bien souvent plus profitable à la structure commerciale qui l'organise qu'à l'exposant ! Celui-ci en payant ses frais d'inscription participe plus aux bénéfices enregistrés par la structure organisatrices qu'aux frais réels engendrés pour exposer, qui ceux-ci sont en général couverts par les sponsors et partenaires !

Unis Vers l'Art et Créativité, structure solidaire et amie des Artistes, Créateurs et Artisans d'Art, se propose d'être la structure organisatrice de Votre foire expo !!!

Ensemble nous allons pouvoir créer l'évènement, une foire expo créartistique sur tout le territoire français ainsi que 2 régions belges, une date unique, 1 à 4 villes dans chaque régions (selon la superficie de celle-ci) ! Tous les ingrédients sont réunis pour attirer l'attention des médias et, par la même occasion les sponsors !

Ensembles ça veut dire, "Nous" membres du bureau et "Vous" :

• Membres d'honneur, représentant de l'assocciation dans votre région : Votre rôle, représenter l'association dans ses démarches administratives auprés de votre région (présentation de l'association, demande de subventions,...), récolter et communiquer les informations utiles quant à l'organisation d'évènements et gérer une petite équipe de membres adhérents actif prêt à apporter leur aide. Certaines régions ont déjà leur représentant, découvrez par ici les régions non distribuées. Les membres d'honneur sont exhonéré de la cotisation, il ne la règle que s'il le souhaite !
• Membres adhérents actifs : Pour ce projet, vous apportez vos idées, vous récoltez des infos utiles et les transmettez au représentant de votre région ! Le plus simple étant de me contacter pour connaitre celui-ci.
• Membres adhérents non actifs : vous souhaitez soutenir l'association sans pour autant vous y engager mais quand même bénéficier des avantages obtenus à l'adhérent, tels que la priorité aux évènements organisés par l'association, des avantages obtenus auprés des partenaires...
• Exposants : Artistes, Créateurs et Artisans d'Art, membres adhérents ou non, vous souhaitez exposer à cette évènements ou d'autres organisés par l'association.

Quelque soit le cas de figure que vous choisissez, suivez la marche à suivre, étape importante pour la bonne organisation :

1. Téléchargez, remplissez et retournez-moi la fiche de renseignement : Fiche de renseignements.doc ; Fiche de renseignements.pdf. (obligatoire pour pouvoir participer)
2. Inscrivez-vous à la newsletter pour être informé de l'avancement de ce projet et des appels à participer à d'autres évènements organisés par l'association. (facutltatif)
3. Inscrivez-vous dans l'annuaire, choisissez bien votre région, dépt et activité, plus ils sera fourni mieux il sera référencé donc plus vous serez visible ! (facutltatif)
4. Adhérez (facultatif) : Bulletin_adhesion.doc ; Bulletin_adhesion.pdf
5. Rejoignez la page FaceBook Unis Vers L'Art et Créativité (facultative, mais plus elle aura de fans, plus l'association aura de poids devant les éventuels sponsors, donc à aimer et à partager ;)
6. Pour les membres d'honneurs, représentants de l'association, me faire parvenir une photo format identité pour votre contrat !

Je conseille également à chacun d'entre vous de rejoindre les groupes régionaux qui ont été créé sur facebook pour vous organiser entre vous, pour cela dirigez-vous vers Le groupe national, de nous indiquer votre région !

Valérie Sady

voir également :

• Un point sur les régions distribuées
• Constitution des équipes
• Plan des démarches à effectuer dans un premier temps